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1、行政文秘人员沟通与协调工作应知应会5件事
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01 与领导沟通
02 与同事沟通
03 协调领导之间的关系
04 协调部门之间的关系
05 协调企业之间的关系
行政部
一、与领导沟通","content"
（一）全面了解领导
了解领导是秘书人员与领导沟通的基础。对领导的了解，重在了解其心，秘书人员需要对领导的思想素养、领导能力、知识涵养、工作习惯、性格特点乃至兴趣爱好，都要做全面地了解，以便更好地沟通。
因此，掌握领导的基本情况，成为秘书人员“知彼”的前提，也有益于正确处理同主要服务对象之间的职能关系，从而优化了秘书人员自身职能活动环境的因素。
（二）注意等级差别
作为秘书应该认识到领导在乎他的权威和地位，需要别人的承认。因此，即使领导与秘书年龄相仿，在工作中秘书人员也应该保持尊重的态度，不能直呼其名、不能随便开玩笑、即使有不满也应在合适的环境沟通，不能不分场合直抒己见。
（三）对领导要忠诚
秘书人员要与领导正确地沟通，首先要由衷地尊敬领导，端正为领导服务的思想，积极主动地做做好服务工作。秘书人员尊重领导，必须要注意以下几点。
1．服从领导的命令
当好领导的助手，是秘书人员的职责，也是与领导有效沟通的表现。秘书人员要认真对待领导分派的任务，配合他的工作计划。
2．维护领导的形象
良好的形象是每个领导工作能力的体现。在领导成功时，秘书人员应承认并赞美领导的功绩，使领导能够得到心理的满足，从而增加了领导的信心。当领导在某些方面有些欠缺或受到挫折时，秘书人员要做好互补性工作。切忌轻慢领导。
（四）选择适当的沟通场合
秘书人员在选择沟通场合时，必须要考虑沟通的时机和地点两个因素。秘书人员在与领导沟通时往往会受到情绪的影响。
①当领导有情绪不适的状况发生时，应避免沟通。
②与领导谈工作时，最佳的地点是他的办公室。如果领导突发奇想要就某个问题，而且又表现出浓厚的工作的兴趣时，秘书人员应及时做出反应。
（五）及时完成工作
①秘书人员的职责就是为领导服务，所以要及时完成领导交办的工作。
②如果秘书人员没有及时完成领导交办的工作，没有做好本职工作，不要找任何理由。
③同时秘书人员要为领导出谋划策，当好领导的参谋。
（六）敏感领导的动机
领导下达命令的方法不同，可能包含有不同的目的，对领导的动机，秘书人员要有敏感的反应。
①秘书人员对于领导的吩咐要严格执行。
②秘书人员对于领导的请托可以有自由发挥的空间，但是不能更改大方向。
③秘书人员对于领导的征询应以强烈的愿望与责任感回答
④秘书人员对于领导的暗示要有明确的理解。
（七）真诚地劝谏领导
秘书人员既理解体谅又讲原则地劝谏领导，应该是秘书人员有条件完成的一项辅助职责，也是秘书人员与领导进行良好沟通的又一重要条件。
①无论采取哪种形式，秘书人员都要注意维护领导的自尊。
②秘书人员要热情坦诚，建立诤友关系，不能限于办事、若即若离。
③秘书人员要保持客观公允，冷静分析事态原委，精细辨析曲直。忌感情用事，不讲原则和偏倚。
④提供极具说服力的事实依据。事实胜于雄辩，秘书人员要从实际出发，提供真实而且有说服力的资料和数据。
⑤突出劝谏的重点。在此之前，秘书人员首先要弄清楚领导的失误重点，再想清楚自己最想解决的问题，交谈时一定要先说重点。切忌主次不分，东拉西扯。
（八）采用简约和多介质的沟通
为了提高与领导信息沟通的质量，秘书人员在与领导沟通时要讲究言简意赅。秘书人员应努力加工、提炼、压缩信息，并采用多种沟通方式与领导进行沟通。
二、与同事沟通","content"
秘书人员要想融洽地与同事沟通，就必须从各个方面维护与同事的关系，使自己成为同事的知心朋友。
（一）感情上的沟通
1．以诚为本
这是沟通工作的基本要求。秘书人员与同事相处时，一定要以诚待人，才能取得同事的信任。
2．主动适当帮助
当同事遇到了困难的时候，秘书人员要学会主动帮助，主动关心，但是在安慰同事的时候要找合适的机会，把握分寸。
3．争执时不要出口伤人
秘书人员在与同事发生争执时，千万不能随意出口伤害同事，因为这样可能会彻底地伤害到同事的感情，从而使同事产生一种仇恨的心理。
（二）语言上的沟通
1．语言沟通应该做
①秘书人员和同事在一起工作时要注意寒暄招呼。例如：早晨上班的时候，见到了同事，一句简单的“早上好”代表了自己对他一天的祝福。
②秘书人员与同事聊天时可以适当地涉及到一些私人话题，例如，健身、美容、消费、旅行、教育、理财或投资等。
2．语言沟通不该做
①秘书人员与同事聊天时，要实事求是，不要搬弄是非，不要背后议论人，只有这样才会达到有效沟通。
②秘书人员与同事谈论时，最好不要涉及以下内容：自己或同事的工资收入；自己和领导超越一般上下级的关系，甚至与领导及其家人的私交；谈论自己的过去和隐秘思想；其他同事的隐私甚至是领导的隐私等。
（三）行动上的沟通
①秘书人员在与同事交往的过程中不挑肥拣瘦，把脏活累活推给同事，要自己主动去做，如果同事做了不能带来利益的工作，秘书人员也要主动去协调，为了创造良好的工作环境，秘书人员就要和同事同心协力，不斤斤计较，协同工作。
②秘书人员不应该对那些能力不如自己的同事指手画脚、不屑一顾，否则只能招致同事的反感和抵触。相反，秘书人员应该发自内心地去赞美同事的优点，帮助他在众多的同事中树立起威信。
③秘书人员当取得好成绩，受到领导的表扬时，千万不要在同事面前炫耀卖弄。
④秘书人员对每一个同事要尽量保持平衡，始终处于不即不离的状态，也就是说，不要对其中某一个特别亲近或特别疏远。
⑤当秘书人员与同事存在误解时要想办法消除。一般说来，及时的说明和解释是最佳的办法，如果秘书人员自己解释不方便或解释不清，最好请同事帮忙。如果自己的确有错，一定要赔礼道歉，请求同事的谅解。
（四）兴趣上的沟通
秘书人员应揣摩同事的心思，摸清同事的脾气，投其所好，这样在工作中能得到同事们的合作与支持，能与同事建立良好的人际关系。
行政部
三、协调领导之间的关系","content"
协调领导之间的关系远比处理与单个领导者的关系要复杂得多。这就需要秘书人员从多方面了解各个领导的情况以及领导之间的关系，并且按照轻重缓急，找出各领导之间关系的平衡点。
（一）了解领导集体的基本状况
秘书人员在协调各领导关系之前，不仅要全面了解领导集体的指导方针、指导思想、总体任务和具体目标，而且必须洞悉领导集体的内部结构，包括集团成员的思想素养构成、知识素养构成、能力素养构成、气氛素养构成、性格素养构成及作用素养构成等。
（二）正确对待领导者之间的关系
领导之间的关系由团结和分歧构成。各个领导之间相互矛盾和分歧，是矛盾普遍性的体现，而绝对的团结和一致只是暂时的。秘书人员要正确对待领导者之间的关系，决不能一遇到这些矛盾和分歧便灰心丧气、意志消沉。
（三）准确判断领导者之间的关系
秘书人员应从思想感情、工作方法、领导风格和实际利益四个方面准确判断领导之间的的关系。
（四）采用灵活的处理方式
面对领导之间的矛盾，秘书人员应当根据矛盾的性质、程度和表现方式的不同，采用合适的方法进行协调。秘书人员可以通过以下方法协调领导之间的关系。
1．时刻提醒
如果两位领导的决定相抵触，却都要秘书人员去执行。这时秘书人员可以提醒后面的领导，前面已有决定，是否共同研究或与有关负责人互通情况，协商一致。
2．调和关系
领导之间因某种矛盾，在感情上有距离，不能以诚相待，形成“内耗”，影响工作，秘书人员要想方设法缩短这种距离，使之和睦相处，把精力用在工作上。
3．折中处理
当领导之间各执己见，相持不下，有损于工作时，秘书人员可择机提出双方都乐意接受的折中方案，使矛盾得到解决。坚决反对秘书人员在领导之间搬弄是非、挑拨离间。
4．回避
秘书人员对于领导之间有些长期积累、无法调和的矛盾，应当采取回避的方式，避免夹在其中，常用的有三种方式
借故回避：当领导者之间的矛盾已成不可避免的爆发之势，秘书人员可借故离开，暂时回避
佯装不知：当个别领导者想通过秘书人员了解矛盾另一方的情况时，秘书人员可故意隐瞒，佯装不知
淡化处理：秘书人员采取“冷处理”的办法，将矛盾搁置起来，尽量避免触及。有时过分趣热心，反而容易激化矛盾
5．忍耐
如果一位领导对另一位领导有意见，不直接给对方提出，却批评秘书人员，说秘书人员的某项工作处理如何不当。秘书人员此时不要分辨解释，要以大局为重，有充当“出气筒”的气度。
6．保密
秘书人员夹在几位领导之间，对他们之间的矛盾最了解。秘书人员要将自己的所见所闻作为“最机密的材料”，装在脑子里，对谁也不能说，更不可借此搬弄是非。
四、协调部门之间的关系","content"
本单位内部各部门之间的关系是同一系统内子系统之间的关系。因此秘书人员做好各部门之间的协调工作非常重要。
（一）协调部门之间的关系
一项重大的工作往往不是一个部门能独立完成的，这时就需要单位内多个部门之间的合作，共同把工作按时按质完成。秘书人员协调部门之间的关系应遵循以下三点要求。
①认真分析工作涉及的部门，根据各部门的职责范围，落实具体任务。
②工作开展后要经常了解各部门的工作进度，以免因某一部门不能按时完成而影响整个工作，并向领导汇报，征得领导同意后再提出新的要求。
③秘书要在征得领导同意后召集相关部门共同商量、解决问题。
（二）引导团队有效沟通
所谓团队沟通，是指按照一定的目的，由两个或两个以上的雇员组成的团队中发生的所有形式的沟通。团队成员之间鹭港的关系有利于团队任务的完成，而他们之间的沟通则有利于关系的建立和维持鹭港的关系。
1．影响团队的沟通因素
①团队成员角色的分担。当团队成员中消极角色的影响大于积极角色，就会影响整个团队的沟通。
②团队内成文或默认的规范及惯例来产生作用。
③团队领导者的个人风格影响团队风气的形成。
2．解决团队问题的方法
（1）调整成员角色的构成
团队是由若干个成员组成，这些成员在团队中扮演着不同的角色。从团队的成立到解体之前，各成员所扮演的角色在团队的沟通中起着不同的作用。秘书人员应根据具体的情况，及时调整成员的角色构成增加积极角色，减少或剔除消极角色。
（2）构建团队规范
规范系指团队成员所共同遵守的规定、条例等。遵循惯例，秘书人员就可以创造一个有益的沟通氛围，每一位团队成员在这样的氛围中，都会受到鼓励，愿意将想法和感受与大家分享。因此，秘书人员要构建并及时调整团队内的规范和管理，使之有利于团队成员增强合作。
（3）采用合理的沟通模式
团队沟通模式主要有3种，如下。
（三）解决沟通中的冲突
1．沟通中出现冲突的原因
（1）语言障碍
语言的障碍是由于不同的沟通对象在语言修养和表达能力上存在着很大差异，而且秘书人员事先缺乏必要的准备和思索。因此，秘书人员在译、收文过程中还会加上主观的综合推理，受个人的世界观、方法论、经历和经验的影响，从而产生不同的理解和推论。
（2）沟通环节过多
传达和汇报是秘书人员经常使用的沟通方式。由于沟通的环节过多，就可能产生信息的丢失。
（3）沟通方式不当
沟通方式很多，但是每一种方式都有它的适用范围。不当的沟通方式不仅影响沟通的效果，而且还会给秘书工作带来不必要的麻烦。
（4）沟通边界不清
秘书人员在传达信息时往往只注意传达信息本身，而忽略这些与沟通有关的边界条件，边界条件不讲清楚，就会理解不一，行动失调。
2．解决沟通中冲突的方法
（1）有效地倾听
有效地倾听是秘书人员沟通的前提。秘书人员达成协议是沟通的一个结果，任何沟通的结果都意味着一项新工作的开始。有效沟通应遵循以下4项原则。
①相互信任。
信任是沟通的基础。相互信任是协议得以实施的前提。
②克服倾听的障碍。
倾听的障碍主要来自环境和倾听者，只有克服了这些障碍，才能使秘书人员的倾听更加有效。
③充分地理解。
秘书人员在倾听的过程中，注意把握主题，不要只注意听到事实，还要表现出对谈话的兴趣。同时注意说话者的非语言信息，积极思考。
④适时地反馈。
秘书人员应根据具体的情况，选择恰当的时机做出相应的反馈信息。适时地反馈不仅可以保证双方顺利地沟通，而且提高了秘书人员倾听的效果。
（2）适当地提问
秘书人员在提问之前，必须经过周全的思考；发问时，要突出问题的重点，草率的发问只能得到草率的回答。恰当地提问不仅可以使得沟通更加有效，而且可以提高秘书人员的工作效率。
①选择恰当的提问时机。
不是任何时候提问都能取得很好的沟通效果，如果提问的时机不当，很可能会使您的沟通中断，或者达不成最终的沟通目的，同时也会影响到对方对秘书人员及企业的印象。所以秘书人员提问时一定要把握好恰当的时机。
②采用合适的提问方式。
秘书人员可以采用的提问方式有开放式和封闭式两种。
A．开放式是指回答没有限制，给对方回答的空间比较大，可以根据情况自由回答，能使秘书人员得到比较多的信息。
B．封闭式提问是指给定提问对象有限的答案，秘书人员可以得到比较明确的答案，回答的时间也比较短。
所以，在提问时要依据具体情况，采用合适的提问方式。也可以将两种提问方式结合起来一起使用，充分利用两种提问方式的独特优势，来分别弥补各自的不足。
③把握提问的质量与数量。
提问也离不开质量和数量这两个因素。
如果提问超出了一定的限度，不但容易使对方产生反感，而且还会影响到沟通效果。所以，在提问时，秘书人员需要掌握提问的度与量的平衡。
④运用正确的表达方式。
正确的表达方式主要表现在合适的提问速度和语气上。
A．秘书人员应依据沟通的场所和特定的情境及提问的对象来确定好速度的快慢，保证能让对方听清楚自己提出的问题。
B．说话的语气也能传递一些重要的信息，秘书人员要根据具体的环境，运用合适的语气，表达出当时的心情与感受，无形中传递给对方更多的信息，这样会使提问更加有效。
行政部
五、协调企业之间的关系","content"
（一）协调企业之间的关系
企业与社会各界有着十分密切而复杂的关系，构成企业外部广泛、复杂的沟通、协调关系。秘书的综合性服务都要涉及这些沟通、协调，因此秘书人员要善于处理这些复杂的关系。
①秘书人员所涉及的这些关系都是工作关系，因此秘书在工作中是企业的代表，而不是仅代表个人。
②秘书工作是要实现企业效益、树立企业形象、提高企业知名度和美誉度。
③秘书在考虑问题时要从企业管理者的角度思考。
④秘书在交往中要给对方一个好的印象，因对方也是代表企业的；秘书给对方的印象直接影响着两个企业间或企业管理者之间的关系。
（二）与客户沟通、协调
秘书人员在与客户打交道时要尊重客户，关心客户，不和客户发生冲突，掌握沟通的方法，学会沟通的技巧。
1．与客户沟通的方法
①想要尽快与客户沟通并建立联系，秘书人员就应该给客户一个良好的第一印象，具体如下。
外在形象：秘书人员主要从头发的修饰、个人的整洁情况、衣服和饰物的搭配等方面体现自己的个人形象
身体语言：良好的身体语言可以帮助秘书人员传递信息，与客户取得相互的理解和信任
说话的语气：秘书人员与客户交流时，应表现出温和、通情达理，并且声音清楚自然，这样有助于秘书人员在说话的语气上赢得了客户
保持精神饱满：秘书人员应始终如一地为客户提供帮助，善待他们，这样才能长期地与客户保持合作
②秘书人员在与客户进行交谈时，一定要学会倾听，不要打断客户的谈话，注意客户在说什么，从而了解客户的真正需求。
③为满足客户需求，秘书人员应善于调动企业内部各个部门相互配合的积极性。
④秘书人员还可以为客户提供适当的附加服务，让客户感到惊喜，这是使客户成为回头客的最好的方法。
2．与客户沟通的技巧
（1）电话沟通的技巧
①秘书人员接听电话时，应在铃响三声之内拿起电话，问候来电者，自报姓名，询问客户是否是需要帮助。
②当秘书人员需要客户等待时，应询问客户是否可以等待，如客户答应愿意等候，要告诉客户等候的原因和可能等候的时间，并对客户的等候表示感谢。
③秘书人员接转电话时，要先询问客户是否介意将他的电话转到别处，如果客户答应接转，应向客户解释接转电话的原因，以及转给何人，并在挂电话前要确定转过去的电话有人接听。此外，秘书人员还要把来电者的姓名和电话内容转告即将接听电话的人。
④秘书人员记录留言时，应从积极的方面解释领导或同事不在的原因，在询问打电话的人姓名之前，先告诉他要找的人不在，并应主动为客户记下留言。
⑤秘书人员结束通话时，应重复客户要你采取的行动，询问客户是否还需要为他做其他的事，感谢他打来电话，并等客户先放下电话。
（2）日常接待技巧
①当客户要找的领导不在时，秘书人员要明确告诉客户领导到何处去了，以及何时回来，并请客户留下电话、地址。
②当客户到来时，负责人由于种种原因不能马上接见，秘书人员要向客户说明等待理由与等待时间，若客户愿意等待，应该向客户提供饮料和杂志，如果可能的话，应该时常为客户换饮料。
③秘书人员带领客户到达目的地，应该按照正确的引导方法和引导姿势。
④秘书人员在招待尊贵客户时，应诚心诚意的奉茶。
（3）与难对付的客户沟通的技巧
①秘书人员在倾听客户诉说时，应该闭口不语，但要不断的点头，保持眼神交流。同时，要记住客户表现出的烦恼，沮丧或愤怒，等客户发泄后，再对其进行劝说。
②秘书人员不要对客户产生负面的心理评价，不然的话，会影响到客户的情绪。
③秘书人员可以采用“我能明白你的感受”、“那一定非常难过”或“我对此感到遗憾”等移情用语来安慰客户。
④心烦意乱的客户很少能平静地解决问题，秘书人员必须有意识的倾听，确保在了解问题的前提下，主动提出解决问题的方法。
⑤在提出的方案得到客户认同后，秘书人员必须要解释一下你为实施解决方案准备采取的步骤。
⑥秘书人员可以通过电话、电子邮件或信件等方式，对客户进行跟踪服务。
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2、如何做到协调沟通
如何做到协调沟通
1、不要害怕沟通协调。有的人干工作很好，一让他去沟通个事情就发愁，就不想去做，有的人认为低头干好工作就行，不用那么多的沟通协调。其实都是因为不愿意或者害怕做这项工作。所以，要从根本让解决了认识问题，大家才会积极沟通。
2、沟通协调时要做到平等待人，诚实守信。这是我们沟通的基本原则，如果，不平等，有贵贱之分，或者不诚信，以欺诈手段来沟通协调，那么就不会有好效果，反而有副作用。
3、要做到不卑不亢。有些人发愁就是因为，总感觉沟通和协调就是求人，其实沟通和协调是及时了解彼此的想法，找到可以共同努力的地方，减少不必要的误会和劳动。所以，在沟通中要有板有眼的沟通想法，而不是去拉关系跑门子。
4、要做到互相理解。人与人之间是有差别的，主要是思维环境不同，站的立场不同，所以要互相理解对方，能够多提对方想想，不要只强调之间的理由，这样的沟通就要顺利一些。
5、要对沟通的事情掌握透彻。不要打无准备之仗，凡是都要预先做好功课，吃透自己的情况，了解别人的情况，不要对自己的事情一问三不知，这样沟通都是无效的沟通，要想提高效率，有效沟通，必须做行家里手。
如何做到协调沟通
1、力求表达清楚完整
要明确中心思想，思维严谨，措辞恰当，不用模棱两可的词语，在知识经验上有差异时，要进行信息改编，使接收者能够理解，易于接收。
2、应用双向沟通
当自上而下传递信息后，要及时反馈信息接收情况。如果出现信息失真，应立即进行纠正。最好是信息发出者能经常亲自到基层走访了解情况，与信息接收者进行面对面的沟通。
3、控制信息量
面对大量的信息，要对信息传递范围进行一定的限制，并分轻重缓急进行传递。
4、以诚相待
沟通要有诚意，取得对方的信任，要有民主作风，要能兼收并蓄，豁达大度，要经常深入基层和实际，消除被沟通者的.心理障碍，与他们建立良好的关系。
5、选择合适的沟通网络
不同的网络结构有不同的作用和特征。因此，要根据组织目标、计划和任务等选择合适的沟通网络，这样才能保证沟通网络的畅通。
沟通是两个或两个以上的人或群体之间的传递信息、交流信息、加强理解的过程。这种社会性的沟通，特点在于每一个参与者都是积极的、主动的主体，沟通的目的在于相互影响、改善行为。有效的沟通过程须具备以下条件：
1、沟通双方对所沟通的信息具有一致理解，除了信息交流外，还进行思想、感情、意见等方面的交流；
2、信息反馈及时；
3、沟通渠道适宜；
4、有一定的沟通技能和沟通愿望。
如何做到协调沟通
1、努力提升自己的知识水平，有时候沟通并不是简单的沟通，是需要一定的知识储备为基础的。
2、多与人交流非常重要，通过与人交流，才能够建立正确和良好的人际关系，并且得到善意的建议。
3、在日常工作中，我们更应该注意建立良好的人际关系，人际关系不好，在沟通上肯定会遇到障碍。
4、要做到信心十足，在与人交往中，我们应该有信心，要能够做到自信地与人沟通和交流才行。
5、时刻对自己严格要求，我们做好自己才能让别人高看一眼，才能在沟通中赢得别人的好感。
本文关键词：如何做到协调沟通和沟通，进行沟通协调，如何做到协调沟通能力，如何加强沟通协作，如何做到协调沟通工作。这就是关于《如何做到协调沟通，沟通协调的技巧（行政文秘人员沟通与协调工作应知应会5件事）》的所有内容，希望对您能有所帮助！
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